Portofoon gebruik onderscheid zich grofweg in twee categorieën: Vergunning gebonden of vergunningsvrij gebruik.
Vergunningsvrij gebruik Portofoons worden gebruikt voor de onderlinge communicatie tijdens incidenten, bijvoorbeeld voor Bedrijfs Hulp Verlening (BHV) Ook worden portofoons gebruikt door particulieren tijdens b.v. wintersportvakanties, paintball events, terreinrijden etc.
Voor het gebruik in de PMR band (446 MHz) is geen vergunning noodzakelijk. Omdat het vermogen van de apparatuur beperkt is tot 0,5 watt is ook het bereik beperkt. (van ongeveer 1 kilometer in bosgebieden tot 4 kilometer in het open veld of over water. Een ander nadeel is dat er soms veel gebruikers op een beperkt aantal beschikbare frequenties zit en men elkaar onderling gaat storen.
Met vergunning Professionele portofoons met vergunning worden meestal gebruikt in de industrie, productie omgevingen, op campings of watersportbedrijven, de beveiliging en door hulpdiensten. Sinds enkele jaren is er een sterke overgang te zien van analoge naar digitale communicatie.
Analoge portofoons worden op korte termijn uitgefaseerd. Digitale portofoons hebben een bereik van max 5 tot 8 km in het open veld of over water. De digitale portofoons hebben de mogelijkheid om analoog of digitaal geprogrammeerd te worden en zijn daarom uitermate geschikt om gefaseerd over te gaan binnen bestaande communicatie structuren.
Digitale portofoons hebben ongeveer 25% meer bereik. Hierdoor is het minder vaak noodzakelijk een extra steunzender of repeater in te zetten. Ook bieden de portofoons afhankelijk van merk en model de mogelijkheid een GPS locatie of tekst berichten uit te wisselen of prive gesprekken op te zetten.
